5 consigli utili per gestire le cancellazioni dei voli come un professionista

Viaggiare rappresenta un’esperienza che a volte, nonostante tutti gli accorgimenti del caso, può rivelare delle sorprese. Scioperi, ritardi, e soprattutto: voli cancellati dalle compagnie a pochi minuti dalla partenza. 

Di certo, non è mai piacevole incappare in questo tipo di esperienze, tuttavia, ci sono dei metodi per gestire al meglio queste situazioni sconvenienti per il viaggiatore e per contenere i danni derivanti dall’annullamento di un volo che avevi programmato da tempo. 

Un’indagine dettagliata è stata condotta sulle compagnie aeree italiane, mettendo in luce Ita Airways per il suo primato nel trasporto di passeggeri, mentre Neos si distingue per i suoi collegamenti internazionali. Nel corso del 2022, Aeroitalia ha concluso con successo il suo primo anno completo di attività. Tra le quindici compagnie aeree considerate nel report, Air Dolomiti registra la percentuale più elevata di voli cancellati, se anche tu hai avuto un volo cancellato da questa compagnia e vuoi ottenere un rimborso puoi ottenre maggiori informazioni qui, mentre SkyAlps ha ottenuto la certificazione per iniziare le operazioni.

Scopriamo 5 consigli per gestire al meglio le cancellazioni dei voli attraverso i consigli degli esperti nella risoluzione di problematiche legate alle esperienze di viaggio.

Perché i voli vengono cancellati?

Iniziamo però con alcune dovute precisazioni: non esiste un’unica causa per la cancellazione del volo. Piuttosto, possiamo identificare delle concause: scioperi, carenza di personale, rifacimento aeroporti, piccoli problemi tecnici, sono solo alcuni inconvenienti che concorrono alla cancellazione di un volo. 

Nella nostra analisi, va considerato che il ritorno ai viaggi dopo la pandemia di COVID è stato turbolento, e questo ha spinto le compagnie aeree a prendere decisioni difficili e spesso drastiche da un punto di vista operativo. Dopo aver licenziato i membri dell’equipaggio all’inizio della pandemia o averli persi per altri motivi legati al mercato del lavoro, le compagnie aeree sono ancora a corto di personale e hanno bisogno di tempo per coprire questa carenza interna in organico. 

La scarsità di figure da assumere riguarda anche altre professionalità che dipendono dalle compagnie aeree: agenti di gate e addetti ai bagagli per esempio sono ad oggi figure che non si trovano facilmente nel mercato del lavoro

Anche il controllo del traffico aereo è a corto di personale, il che incide sul numero di voli che possono essere in volo in un dato momento.

Quando si verificano problemi meccanici o condizioni meteorologiche estreme, i voli finiscono per essere cancellati anziché ritardati se non c’è margine di manovra per chiamare personale aggiuntivo.

Sebbene non sia possibile controllare il tempo o la carenza di piloti, ecco come gestire le cancellazioni dei voli e trarre il meglio da una brutta situazione.

5 consigli su come gestire le cancellazioni dei voli

1. Diminuisci le probabilità di incappare in una cancellazione

Viaggiare senza problemi non è mai garantito, ma scegliere il volo giusto potrebbe giocare a tuo favore.

• Se non hai ancora prenotato il volo, cerca le opzioni senza scali. Meno segmenti di volo sono presenti nel tuo itinerario, meno possibilità ci sono che qualcosa vada storto. 
• Se il tuo volo è già prenotato, potresti avere la possibilità di passare a un’opzione più sicura senza alcuna penalità. A seconda della tua compagnia aerea, potresti essere in grado di effettuare il cambio gratuitamente. Per esempio, le compagnie aeree low-cost non sono molto flessibili quando si tratta di richiedere un cambio biglietto. Le compagnie aeree non a basso costo, invece, si dimostrano più flessibili verso queste richieste, invece.
• Tieni d’occhio lo stato del tuo volo e apporta modifiche se puoi, prima che il tuo volo venga cancellato: avrai più opzioni prima che i posti disponibili vengano prenotati da altri viaggiatori.
• La tua compagnia aerea potrebbe anche offrire un’esenzione dalla tariffa se si prevedono problemi operativi. Ad esempio, prima del minacciato sciopero dei piloti WestJet nel maggio 2023, la compagnia aerea offriva ai passeggeri un’esenzione una tantum dalla tariffa per cancellazioni o modifiche dei voli.

2. Prendi le dovute cautele

I viaggiatori abituali che vengono colti di sorpresa dai ritardi tendono a trovare rapidamente soluzioni per un semplice motivo: identificano opzioni attraverso più possibili soluzioni anziché aspettare che venga valutata un’unica soluzione al problema in questione.

Cerca supporto immediatamente e su più canali

Puoi chiamare la compagnia aerea e allo stesso tempo chiedere aiuto in aeroporto, controllare l’app della compagnia aerea per identificare in tempo eventuali aggiornamenti sullo status del tuo volo, oppure procedere con una nuova prenotazione se devi recarti alla tua destinazione con urgenza.

Se non sei in aeroporto e i tempi di attesa delle chiamate sono astronomici, prova a contattare un numero diverso. Ad esempio, i call center situati in altri paesi di lingua inglese come Australia o Singapore potrebbero avere tempi di attesa più brevi. Per alcune compagnie aeree, potrebbe essere disponibile anche il supporto sulle pagine ufficiali delle compagnie: questo può accelerare i tempi di risposta.

In ogni caso, vale la pena dedicare qualche minuto alla ricerca di voli alternativi. Sapere quali opzioni siano disponibili è il modo migliore per chiedere esattamente quello che desideri invece di sperare che un agente ti offra qualcosa che possa aiutare a risolvere le problematiche legate alla cancellazione improvvisa del tuo volo. 

Tieni inoltre presente che alcune compagnie aeree potrebbero ritardare i voli di pochi minuti alla volta, il che potrebbe tenerti in un limbo, in uno status di speranza tra la possibile partenza del tuo volo e la definitiva, tardiva in questo caso, cancellazione. 

3. Sii consapevole dei tuoi diritti

Per legge, le compagnie aeree devono comunicare tempestivamente eventuali ritardi, cancellazioni e possibilità di rimborso delle spese dovute al ritardo come vitto e alloggio ad esempio. 

Se la cancellazione del volo non è dovuta a circostanze eccezionali improvvisate, la compagnia aerea è obbligata a comunicare tale informazione al passeggero almeno quattordici giorni prima della data di partenza programmata.

Secondo la Corte di Giustizia Europea, se non hai ricevuto tempestiva comunicazione o ricevuto comunicazione tardiva riguardo alla cancellazione del tuo volo, e per questo hai dovuto rinunciare al viaggio hai raggiunto la destinazione con notevole ritardo, hai sicuramente diritto a un rimborso.

Quando si verifica la cancellazione di un volo, le disposizioni a tutela del passeggero offrono la possibilità di richiedere alla compagnia aerea il rimborso del costo del biglietto, un indennizzo pecuniario fino a € 600 e il risarcimento dei danni conseguenti causati dalla necessità di rinunciare al viaggio o dalla repentina riconfigurazione dei tuoi programmi.

4. Acquistare un’assicurazione di viaggio

Sebbene l’assicurazione di viaggio non possa proteggere il tuo volo dalla cancellazione, potrebbe rimborsarti i costi imprevisti determinati da eventi avversi.

L’assicurazione per il ritardo del viaggio potrebbe entrare in vigore dopo poche ore, coprendo le spese ragionevoli sostenute durante e a causa il ritardo, come pasti, pernottamento o trasporto in un hotel last minute. L’assicurazione per l’annullamento del viaggio, il che significa che non puoi raggiungere affatto la tua destinazione, può rimborsare i costi prepagati della vacanza originale prevista.

Come puoi aspettarti, è troppo tardi per acquistare un’assicurazione una volta che i ritardi sono già stati annunciati, quindi dovrai effettuare l’acquisto in anticipo.

Se non hai acquistato l’assicurazione, prova con la carta di credito con cui hai acquistato il volo. Diverse carte di credito offrono un’assicurazione di viaggio di base come vantaggio integrato per i membri della carta. 

Le carte di credito di viaggio premium in particolare possono offrire questo vantaggio, ma un rapido riferimento alla guida ai vantaggi della tua carta (che in genere si trova accedendo al tuo account online) o una chiamata all’emittente della carta può confermare a cosa hai diritto.

Indipendentemente dall’assicurazione che hai, avrai bisogno della documentazione per tutto per elaborare la tua richiesta, quindi conserva e salva le ricevute lungo il percorso.

5. Soluzioni per la gestione del bagaglio smarrito o in ritardo

Dopo il tuo arrivo alla destinazione finale, i tuoi bagagli potrebbero non essere arrivati insieme a te. Questa è un’altra problematica comune a diversi viaggiatori.

Viaggiare solo con il bagaglio a mano è il modo migliore per evitare questo problema, ma questo non è sempre possibile. 

Se devi registrare i bagagli, farlo in modo intelligente può aumentare le probabilità che tu e i tuoi bagagli arriviate insieme. Effettuare l’imbarco dei bagagli con largo anticipo può aiutare gli addetti ai bagagli a portare i bagagli sull’aereo in tempo per essere caricati.

Se sei particolarmente preoccupato, strumenti come gli AirTag e altri dispositivi di localizzazione possono aiutarti a rintracciare i bagagli registrati (compresi i bagagli a mano registrati al gate) nel caso in cui finiscano separati. 

Non vuoi investire in dispositivi di localizzazione? 

Assicurati che l’etichetta identificativa del tuo bagaglio contenga informazioni di contatto aggiornate dove sarai effettivamente raggiungibile: se il tuo numero di telefono non funziona all’estero, indica invece un indirizzo email.

L’assicurazione per il ritardo del bagaglio può coprire il costo degli acquisti essenziali fino alla consegna del bagaglio, come un cambio di vestiti, articoli da toeletta e altro.

Se il bagaglio registrato non viene restituito entro 21 giorni verrà considerato smarrito ai fini del risarcimento. L’assicurazione per il bagaglio smarrito rimborsa il valore di ciò che hai perso, presupponendo che tu possa documentare cosa c’è dentro (suggerimento professionale: scatta una foto del contenuto interno prima di uscire di casa). In entrambi i casi, si applicano limiti monetari, quindi acquista i sostituti di conseguenza e considera di lasciare i tuoi oggetti di valore a casa.

Presentare un reclamo a società no profit di tutela dei consumatori

Esistono diverse società no profit, dove operano team di esperti legali sui diritti del viaggiatore, che sono pronte ad assisterti nelle procedure per richiedere e ottenere rimborsi dovuti a cancellazioni di voli che non siano state comunicate dalla compagnia aerea al di là dei limiti temporali previsti dalla legge.

Queste società solitamente hanno consulenti dedicati che puoi contattare anche telefonicamente oltre che tramite email o form di contatto. 

Questo, risulta essere il metodo più efficace ed immediato per richiedere un rimborso per volo cancellato ad una compagnia aerea. Il supporto degli esperti è fondamentale, soprattutto nel caso in cui dovranno essere esperite delle procedure legali nei fori di riferimento. 

Presentare un reclamo alla compagnia aerea per ottenere un rimborso per un volo cancellato

Compilare un modulo online non ti dà la sensazione di fare molto, ma garantisce che il tuo messaggio venga inviato al reparto giusto anziché essere mescolato in una casella di posta elettronica generica. Mantieni la tua lettera breve e pertinente, senza lasciare che le emozioni prevalgano sulle cose. Includi il tuo numero di conferma o il numero membro in modo che la compagnia aerea possa verificare eventuali ritardi o cancellazioni e quindi sii paziente: non sei l’unico passeggero interessato dalle cancellazioni ultimamente.

Le possibilità di ottenere un rimborso per il tuo volo sono scarse o nulle se hai accettato un volo sostitutivo e la richiesta di rimborso è altrettanto inutile (ecco a cosa serve l’assicurazione di viaggio). È più probabile che tu riceva un voucher per viaggi futuri o bonus da utilizzare per altri itinerari di viaggio. 

Le cancellazioni dei voli sono sicuramente eventi spiacevoli, ma essere proattivi può aiutare a prenotare voli che abbiano minori possibilità di essere cancellati o assicurarti di avere polizze assicurative nel caso in cui in seguito dovessi presentare un reclamo.